1.       오피스란 무엇인가

●       오피스는 누구나 잘 알고 있는 것처럼 MS사에서 발표한 업무용 프로그램을 묶어 놓은 패키지 입니다. 표계산 전문 소프트웨어인 EXCEL로부터 문서 작성을 위한 워드 그리고 빼 놓을 수 없는 것이 전문 프리젠테이션 프로그램인 POWERPOINT가 대표적인 제품입니다.

●       POWERPOINT, EXCEL, WORD는 오피스 제품 중 가장 인기 있는 제품인 반면에 ACCESS, FRONTPAGE, INFOPATH, OUTLOOK, PUBLISHER등은 몇 몇 관심을 가지는 사람들에게만 알려진 프로그램입니다. 물론 FRONTPAGE, OUTLOOK등은 아니겠지만요……

●       아마도 MS사는 개인과 기업사이에 존재하는 수많은 자료를 적절히 보관하고,검색하고, 표현하는 자료의 형태를 여러 프로그램으로 만들었으며, 이러한 프로그램들 사이에서 분명 서로 다른 프로그램사이에  자료를 교환하고 전달하려고 무던히 애를 쓰고 있는 것이 분명합니다.

●       현대 사회에서 개인의 정보 뿐만 아니라 기업의 정보 가치는 금전적으로 표현하기 힘들만큼 대단한 가치로 발전했을 뿐만 아니라, 기업 혹은 개인에 이르기 까지 이러한 모든 정보를 더욱 효율적으로 운영하기 위한 수단과 방법을 발전시키고 있습니다.

●        이 글을 읽는 여러분 조차도 무언가 정보를 만들려고 노력하고 있으며, MS사의 오피스는 어쩔 수 없이 함께해야 하는 동반자 이며, 그 중심에 액세스가 있음을 아는 순간 여러분은 더욱 많은 혜택을 얻게 될 것입니다.

2.       액세스란 무엇인가 ?

●      액세스는 점점 불어나는 개인 및 기업의 정보를 특성에 따라 분류하고 비슷한 유형의 자료를 모아 좀더 전문적이고, 체계적인 방법으로 자료를 축적하고, 검색하며, 다양한 형태(화면,보고서…..)로 표현하는 역할을 합니다.

●      액세스는 일반인들이 접근하기 어려웠던 데이터베이스라던가, 프로그램 개발이라는 새로운 세계로 여러분을 안내하는 친근한 소프트웨어 입니다. 이 때문에 간혹 필자의 주변에는 액세스라는 마약에 빠져들어 벗어나지 못하는 꾼(?)들을 보곤 합니다.

3.       Excel과 Access이 차이는 무엇인가 ?

●       Excel의 뛰어난 기능은 누구도 부정하지 못할 만큼 많은 편의성을 제공합니다. 이러한 Excel의 표계산 기능은 쉽게 배울 수 있고, 몇 가지 기능만으로도 다양한 업무에 적용할 수 있습니다.

●       Excel의 고급사용자들은 이러한 뛰어난 기능을 고급화하기 위하여 Sheet뒤에 많은 프로그램코드를 삽입하고, 다양한 데이터베이스와 연동하며, 프로그램으로서의 Excel을 십분 발휘하고 있는 상태입니다.

●       필자는 Excel 과 Access 그리고 Visual Basic이 거의 동일한 프로그램이라고 생각합니다. Excel은 쉽게 자료를 넣고, 검색이 가능하며, Access는 이러한 자료들을 데이터베이스라는 틀을 이용하여 쉽게 가공하고, 표현하며, Visual Basic은 프로그래머들이 이러한 업무를 미리 설계하여 프로그램하는 프로그래밍 언어입니다.

●       이 세가지 프로그램이 사용하는 언어(Script)는 모두 VB (Visual Basic)입니다. 조금의 차이가 있기는 하지만 95% 이상 동일한 기능을 가지고 있으며, 개발 방법과, 사용법의 차이는 있지만 3가지 프로그램으로 모두 동일한 형태의 업무용 프로그램 개발이 가능합니다. 다만 어떤 부분이 장점이 있고 또한 어떠한 기능을 위주로 만들어 졌는냐에 따른 차이가 있을 뿐입니다.

●        Excel은 쉽게 자료를 축적하고 검색, 출력이 가능하지만 자료의 양이 조금만 늘어나면 속도나, 크기, 운영이 불편하며 입력을 위한, 검색을 위한 화면의 설계등에 많은 수고를 들여야 하며, Visual Basic은 전문 프로그래머들이 접근하는 프로그램언어이므로 일반인에게는 더욱 접근하기 어려운 현실입니다.

●        액세스는 앞서 기술한 바와 같이 오피스의 프로그램들 사이에서 자료의 교환이나 전달에 있어서 아주 편리한 기능들을 제공합니다. 전문 프로그래머들에게는 오피스로의 접근을 수월하게 할 뿐만 아니라 일반인에게도 좀더 손쉬운 방법으로 정보를 축적하고 운영할 수 있는 기회를 제공합니다.

●       액세스는 많은 마법사기능을 제공하여 전문프로그래머가 상상하지 못할 정도의 뛰어난 기능으로 전문가를 대신하여 훌륭한 프로그램을 개발해 주는 프로그램언어임과 동시에 여러 사람에게 동시에 자료를 제공하거나 입력할 수 있는 강력한 데이터베이스기능을 제공합니다.

4.       액세스의 세계적인 추세

●       국내 규모의 약 10배에 해당하는 일본시장에서 액세스는 국내보다 약 50배 이상의 유저들과 상업적인 프로그램으로서 자리를 잡고 있습니다. 무려 중소기업의 70%이상이 액세스를 이용하여 사내 프로그램을 구축한 상태입니다. 가장 경제적이고 효율적인 업무를 추구하는 일본인에게 있어 액세스는 향후 가장 강력한 업무용 프로그램개발 툴로서 자리잡고 있습니다.

●       PDA 및 Mobile에 대한 발전으로 모든 자료의 데이터베이스에 대한 요구가 증대되고 있는 시점에 액세스는 엔진이 필요 없는 관계형데이터베이스로서 각광을 받고 있습니다. 서버와 터미널 간의 자료를 주고 받고, 이러한 자료를 보관하는데 있어 액세스는 이미 많은 개발자들에게 인정 받았으며, 많은 mobile 개발자에게 없어서는 안될 데이터베이스로 자리잡고 있습니다.

●       우리에게 가까운 Yahoo.com이나 Altavista.com, Google.com등에서 access혹은 msaccess를 Keyword로 검색을 하면 수 없이 많은 포털사이트와 지식들이 끝없이 쌓여 있는 것을 보면 업무용 개발 툴로서 액세스가 차지하고 있는 비중을 짐작할 수 있으리라 생각됩니다.

5.       액세스의 특징

●       액세스는 일반인들이 쉽게 접근할 수 있는 형태의 관계형 데이터베이스와 프로그램 개발 툴로 이루어져 있습니다. 정보의 홍수 속에서 헤메이는(?) 사용자로부터 체계적이고 효과적인 자료를 구축하고 운용할 수 있도록 많은 도움을 줍니다

●       액세스는 가장 짧은 시간에 많은 것을 가져다 줍니다. 마법사를 통한 개발방법으로 데이터베이스 구축은 물론 자료를 입력하기 위한폼, 검색하기 위한 쿼리, 각종 현황을 출력하는 보고서에 이르기 까지 단 몇분만에도 완성할 수 있는 프로그램개발 툴로서 현재 세계적으로 인기있는 사무용 소프트웨어 입니다.

●       일반적으로 데이터베이스를 다루기 위해서는 SQL (Standard Query Language)이라는 데이터베이스 전용 언어(개발)를 익혀야 합니다. 하지만 액세스는 Query Builder라는 도구을 이용하여 그래픽환경에서(GUI) 쉽게 데이터베이스를 추가하거나, 검색, 삭제하는 등의 많은 작업을 순조롭게 만들어 줍니다.

●       오피스의 제품 중 일부에 지나지 않지만 액세스는 오피스에 포함된 모든 형태의 자료를 손쉽게 연결해 주고, 전송해 줌으로써 오피스에서는 빼 놓을 수 없는 제품으로 자리잡고 있습니다.

6.       액세스의 미래

●       액세스는 향후 3년이면 Excel의 사용자를 능가한 많은 유저층을 확보하리라 추측됩니다. 이젠 대부분의 컴퓨터 사용자나 중소기업이 데이터베이스의 중요성이나 정보의 가치를 중요하게 생각하고 있습니다. Excel자체만으로도 상당히 우수한 기능을 발휘하지만  Excel만으로는 데이터베이스의 한계를 극복할 수 없을 뿐만 아니라, 최종 사용자를 위한 화면구성 및 보고서, 검색 등은 액세스를 따라올 수 없기 때문입니다.

●       워드가 학생 및 사무직원의 필수기술인 것처럼 가까운 미래에는 액세스가 필수 요건으로 자리잡을 것이며, 이 또한 기업의 전산화에서 지대한 역할을 할 것으로 기대되기 때문에 일반인에게 있어 액세스는 더욱 중요한 위치를 차지하게 됩니다.

●       획일적인 전산화 정책에 대한 지속적인 실패가 액세스를 더욱 효율적으로 사용할 수 있는 많은 여건을 만들었으며, 최소의 비용과 시간으로 많은 기업을 전산화 할수 있는 유일한 도구로 자리잡고 있습니다.

●       액세스를 만나는 자체만으로도 그 사람에게는 많은 비즈니스의 기회와 더불어 능력 있는 현대인으로서의 자격을 충분히 도와줄 수 있으며, 유능한 직장인이 되도록 많은 도움이 될것입니다.